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GTD时间管理的概念,会让你学会有取舍,有条理,把有限的资源进行合理的分配。
进行时间管理,就好像抛鸡蛋,你要不停地把手中的一只鸡蛋换成另一只,还要保持所有的鸡蛋都不落到地上。
这就需要有耐心、毅力、练习和计划。
进行良好的时间管理,同样需要这些品质。
当鸡蛋越来越多,情况越来越糟的时候,你要有能力控制局面,把握好间隔和规律——这正是时间管理的内容。
GTD的五个核心原则是:收集、整理、组织、回顾和执行。
收集:将任务从大脑里清出来,形成待办列表。
即把任务从大脑里清出来——填入收集的设备中——准备下一步的处理。
整理:整理待办任务、分类任务。
不把任何信息放回收集箱,处理完一件任务就打一个对勾。
如果任何一项工作需要做,就马上执行去做(如果花的时间少于两分钟)。
或者委托别人完成,或者将其延期。
否则就把它存档或删除、或是为它定义合适的目标与情境,以便下一步执行。
组织:下一步行动、形成项目、等待处理、将来处理。
回顾:按日回顾、周回顾、月回顾来总结GTD系统。
回顾自己在过去一周或一月取得的进步,制订下一周或下一月的计划。
执行:自然就是集中精神执行。
可以将自己每天要做的事情写在一张纸上,标上优先级,然后选择一个自己感兴趣的,或者已经准备得比较充分的来做。
做完一件,在纸上划掉一件,做完一件,划掉一件……这样总是能保持一个旺盛的斗志,当任务在一件一件地被消灭时,也在不断地接近成功。
那么,如何才能更好地运用GTD的方法,做好工作,提高效率呢?
GTD的核心思想是将你的所有的“工作”
都从大脑中请出来,放在一个外部的系统中统一地组织和管理,让你的大脑专心地做思考工作,而不是记忆杂事。
有些时候,很多事情你根本没有计划进来,那么这个时候,你就需要对你现在,今后短时间内,中长时间类,甚至一生的事情做一个规划,并且把它们纳入到你的GTD中来。
GTD时间管理的好处是可以推动你每天持久专注、高效地工作。
而高效为你带来的好处是更多可以自由支配的时间与财富,让你去享受生活,并且获得成就感与满足感。
制订合理的计划:方圆法则
前面我们提到过,要提前做好工作规划。
但日常工作中,在制订每天的计划时,许多人可能会自信满满,以为考虑到了各个方面,并预留了可能出现的临时事务的解决时间,相信自己必定能够按时保质按量地完成任务。
但是,在实践的过程中,往往却并不是如此!
回想一下,你是否经常抱怨:这么短的时间根本就是不可能完成的;这项任务没有指定截止时间,应该可以往后拖延一下的;昨天我已经处理了至少5个PPT了,今天没有必要再去做这么多事情……于是,即使你认为计划很完美,也总有不少事情被搁置,而到下班的时候,总有些事情还没有完成。
若是不想加班,就会被拖到第二天、第三天……等到哪天再想起来的时候,却不一定有时间去处理,或者是即使有时间,也需要从头重新整理,浪费掉不少时间,从而降低一天的工作效率。
而之所以这样,与严谨的计划规则有着莫大的关系。
想想,在我们成长的过程中,常被各种纪律所束缚,“没有规矩,不成方圆”
,因为有纪律,我们才有秩序。
在时间管理中,我们同样强调纪律与规则。
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